Informativa sulla protezione dei dati personali e sulla privacy in caso di irregolarità

Lo scopo di un sistema di whistleblowing è quello di fornire un canale riservato per segnalare sospetti di cattiva condotta o il rischio di cattiva condotta in Selecta e/o in una delle sue affiliate.

Abbiamo stipulato un contratto con una terza parte, NAVEX Global, per offrire EthicsLine (che in Selecta chiamiamo SpeakUp) ai nostri associati e a terze parti.

 

La EthicsLine è uno strumento di segnalazione completo e confidenziale fornito da NAVEX per aiutare la direzione e i dipendenti a collaborare nell'affrontare frodi, abusi e altre condotte scorrette sul posto di lavoro, il tutto coltivando un ambiente di lavoro positivo.

 

Con la EthicsLine ogni socio o terzo ha la possibilità di fare una segnalazione confidenziale sia per telefono che via web, per segnalare qualsiasi violazione del nostro Codice di Condotta o altre preoccupazioni. Potete segnalare i vostri dubbi attraverso la pagina web Ethics-Point Selecta AG I numeri di telefono sono disponibili anche attraverso questo link, dopo aver selezionato la località.

 

La presente informativa fornisce informazioni sulle modalità di trattamento dei dati personali attraverso il sistema di segnalazioni.

 

Controllore:
Selecta AG, Alte Steinhauserstrasse 14, 6330 Cham, Svizzera (di seguito descritta come "L'azienda" )

GDPR:

Scopo:
Gestione delle segnalazioni di irregolarità che riguardano Selecta o le sue affiliate (in Selecta SpeakUp) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)

Scopo:
Gestione delle segnalazioni di irregolarità che riguardano Selecta o le sue affiliate (in Selecta SpeakUp).

Legal Basis:
Gestione delle segnalazioni di irregolarità che riguardano Selecta o le sue affiliate (in Selecta SpeakUp)

Processor:
Navex in qualità di hosting provider e fornitore del canale, nonché altre terze parti che agiscono in qualità di sub-processori ingaggiati da Navex di volta in volta allo scopo di fornire i servizi (ad esempio, traduttori, interpreti, ecc.)

Rights:
Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento e altri diritti

Personal Data:
I dati personali che l'utente può decidere di fornire a questo sistema di segnalazione includono i seguenti: (a) nome e cognome e/o recapiti; (b) qualifica/reparto di lavoro e/o sede; (c) dati personali di terzi ricavati da fatti da Lei descritti nella Sua segnalazione; (d) identità, funzione e recapiti di persone presumibilmente coinvolte nella presunta violazione; (e)  identità, funzione e recapiti di persone che potrebbero fornire informazioni relative alla presunta violazione; (f) qualsiasi altra informazione che decidiate di fornire nella segnalazione, nella prima fase di compilazione, nel caso in cui desideriate integrare la vostra segnalazione già inviata o se invitati a farlo in seguito da Selecta, in modo da fornirci una migliore conoscenza del caso e per effettuare una valutazione appropriata e/o necessaria dei fatti; e (g) il PIN personale per accedere al portale Navex per i follow-up e gli aggiornamenti della segnalazione.

 

 

Identità: Selecta AG, Alte Steinhauserstrasse 14, 6330 Cham, Svizzera (di seguito  "Azienda" o "Selecta“)    

Email: hq.dataprivacy@selecta.com

La finalità del trattamento dei Dati Personali è quella di ricevere, analizzare, indagare e gestire le segnalazioni e le eventuali azioni conseguenti, e in particolare di accertare i fatti segnalati e di adottare le misure necessarie. Più specificamente, lo scopo del trattamento dei Dati Personali è quello di gestire le segnalazioni di whistleblowing inviate tramite EthicsLine che riguardano Selecta e/o una qualsiasi delle sue affiliate per (i) qualsiasi violazione del Codice di Condotta e/o delle politiche di Selecta, (ii) qualsiasi violazione della legge, (iii) qualsiasi caso che implichi o possa implicare un rischio per una qualsiasi delle entità del Gruppo Selecta o per la sua attività e reputazione.

Tutti i Dati Personali raccolti nell'ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento delle disposizioni di cui all'articolo 6(1)(c) GDPR e delle relative leggi locali applicabili in materia di protezione dei dati personali, nonché per eventuali finalità di revisione interna, per il monitoraggio dei rischi aziendali, per la difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori interessi legittimi del Titolare del trattamento ai sensi dell'articolo 6(1)(f) GDPR. In circostanze limitate e specifiche, si applicheranno le disposizioni di cui all'articolo 9 e all'articolo 10 del GDPR e le pertinenti leggi locali applicabili ogniqualvolta, nella segnalazione, vengano fornite categorie particolari di dati personali e/o dati personali relativi a condanne e reati penali.

Puoi inviare la tua segnalazione in due modi diversi:

• dichiarando la tua identità o
• restando anonimo, se permesso dalle leggi locali.

Le informazioni di contatto fornite dall'informatore saranno utilizzate se è necessario un contatto diretto con l'informatore e per gli aggiornamenti relativi alla segnalazione.

Navex agisce in qualità di Responsabile del trattamento per la gestione del sistema di whistleblowing e delle relative segnalazioni. I Dati personali sono archiviati nel sistema ospitato e gestito da Navex in qualità di Responsabile del trattamento, in Germania e nei Paesi Bassi. Il Responsabile del trattamento ha implementato misure tecniche e organizzative adeguate per elaborare i Dati personali e garantire la riservatezza, la disponibilità e l'integrità degli stessi. Per qualsiasi domanda sulle misure citate, si prega di contattare hq.dataprivacy@selecta.com.

Per le segnalazioni ricevute per telefono, il personale Navex riceve le telefonate e le informazioni vengono inserite nell'applicazione EthicsLine.

Per perseguire le finalità di cui sopra, i Dati personali forniti tramite EthicsLine sono resi accessibili solo alle persone dell'ufficio legale autorizzate a ricevere o seguire l'analisi, l'indagine e la gestione delle segnalazioni e le eventuali azioni conseguenti. Tali persone sono debitamente istruite per evitare perdite, accessi ai dati da parte di persone non autorizzate o trattamenti non autorizzati dei dati e, più in generale, in relazione agli obblighi di protezione dei dati personali.

In alcuni casi, i dati personali potrebbero dover essere forniti ad altri dipartimenti e persone, nel rispetto delle disposizioni di legge locali. Ai fini dell'elaborazione e dell'investigazione di una segnalazione, e/o dell'adozione di decisioni appropriate, e/o di azioni correttive/disciplinari, i dati e le informazioni personali possono essere consultati, elaborati e utilizzati dal personale competente di Selecta in base alla necessità di sapere. I dati personali possono anche essere divulgati alle filiali Selecta competenti in Europa e/o nel Regno Unito che, in collaborazione con Selecta, possono effettuare le necessarie valutazioni e indagini interne e prendere le decisioni del caso.

I Dati personali possono essere trattati anche da consulenti esterni, se necessario, per supportare eventuali indagini.

Infine, i Dati Personali potranno essere trasmessi anche ad altri autonomi titolari del trattamento, in conformità alla legge o ai regolamenti (es. Autorità pubbliche, Autorità giudiziarie, ecc.).

Navex può inoltre condividere i Dati personali con terze parti incaricate della fornitura di servizi strettamente necessari allo scopo sopra indicato, come ad esempio i traduttori. Si prega di contattare hq.dataprivacy@selecta.com per richiedere l'elenco delle terze parti..

EthicsLine prevede l'uso di interpreti (chiamate telefoniche dal vivo) e di traduttori (traduzioni scritte). I singoli interpreti e traduttori sono dislocati in tutto il mondo per supportare le lingue non inglesi. Di conseguenza, i Dati personali e le informazioni fornite in un rapporto possono essere trasferiti al di fuori del Regno Unito, della Svizzera, dell'Unione Europea e/o dello Spazio economico europeo allo scopo di fornire traduzioni o gestire questo servizio. Navex si impegna a mantenere la conformità a tutti i requisiti di protezione dei dati e alle pratiche di privacy e sicurezza applicabili. Se i Dati Personali devono essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, lo stesso livello di protezione sarà mantenuto sulla base del rispetto delle disposizioni della normativa europea sulla protezione dei dati personali. Di conseguenza, i trasferimenti internazionali di dati saranno effettuati (i) verso paesi che la Commissione Europea ha dichiarato avere un livello di protezione adeguato, (ii) sulla base della fornitura di garanzie adeguate, quali termini contrattuali standard o standard aziendali correlati, o (iii) in base all'autorizzazione dell'autorità di vigilanza competente o ad altre condizioni stabilite dalle normative sulla protezione dei dati personali applicabili.

I dati personali saranno conservati nel sistema di whistleblowing per il tempo necessario a elaborare la segnalazione, svolgere e completare un'indagine interna, valutare la questione e adottare tutte le misure e le azioni necessarie.  I dati personali saranno, in ogni caso, cancellati dal sistema di whistleblowing in conformità alle leggi locali.

Se, dopo tale valutazione, sorge un reclamo legale, tali Dati personali saranno conservati per il periodo supplementare necessario ai fini di tale reclamo legale.

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, gli interessati possono esercitare specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei vostri Dati Personali oggetto della presente informativa, avete

il diritto di richiedere quanto segue a Selecta:

• Accesso: potete richiedere la conferma che sia in corso o meno il trattamento dei vostri Dati Personali, nonché ulteriori chiarimenti sulle informazioni di cui alla presente informativa;
• Rettifica: potete chiedere la rettifica o l'integrazione dei dati che avete fornito se questi sono inesatti o incompleti;
• Cancellazione: potete chiedere che i vostri dati vengano cancellati se non sono più necessari per le finalità di cui sopra, se viene ritirato il consenso o se ci si oppone al trattamento, in caso di trattamento illecito o se esiste un obbligo legale di cancellazione dei dati;
• Limitazione del trattamento: potete chiedere che i vostri dati siano trattati solo per la finalità di conservazione, con esclusione di altre operazioni di trattamento, per il periodo necessario alla rettifica dei vostri dati, in caso di trattamento illecito per il quale vi opponete alla cancellazione, qualora dobbiate esercitare i vostri diritti in sede giudiziaria, e i dati conservati possano esservi utili e, infine, qualora vi opponiate al trattamento e sia in corso una verifica circa la prevalenza dei motivi legittimi di Selecta sui vostri;
• Obiezione: potete opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati, a meno che non vi siano motivi legittimi per il trattamento che prevalgono sui vostri, ad esempio per l'esercizio o la difesa di diritti legali.;
• Portabilità: potete richiedere di ricevere i vostri dati o di inviarli a un altro titolare del trattamento da voi indicato in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Per esercitare i suddetti diritti, si prega di scrivere a Selecta indicando chiaramente il diritto che si desidera esercitare, presso Selecta AG, Alte Steinhauserstrasse 14, 6330 Cham, Svizzera o via e-mail a hq.dataprivacy@selecta.com.